A gestão de dados é o primeiro passo para controlar os custos de armazenamento. Grande parte dos dados é muito mais antiga e menos freqüentemente acessada do que o inicialmente previsto. Manter todos os dados à mão em alta velocidade discos pode parecer ideal para fins de acesso, mas na realidade pode ser proibitivamente caro em termos de hardware e custo de energia, refrigeração e espaço físico, especialmente quando comparado com o armazenamento de fita.

O arquivo digital serve para reduzir a “pegada de dados” global de uma organização e, em particular a quantidade de dados que está sendo guardada no armazenamento primário online.

Uma definição de arquivamento digital é:

Um arquivo é uma cópia dos dados que estão sendo retidos em um local seguro e econômico para períodos muito longos de tempo, geralmente durante anos e, em alguns casos, séculos. Arquivos são utilizados em toda a indústria do entretenimento para armazenamento de conteúdo que não está sendo usado em projetos atuais, mas poderia ser reaproveitado ou referenciado no futuro. Um arquivo pode ser ativo ou online, onde podem ser acessados de forma relativamente rápida ou do tipo frio, offline, onde ele pode ser armazenado com segurança e economicamente, mas pode levar algum tempo para montar o meio de armazenamento digital e ler os dados arquivados.

Arquivamento difere do processo de backup. Os dados de backup são normalmente uma cópia temporária de um conjunto de dados que é em última análise sobrescrito, enquanto um arquivo digital representa ativos digitais históricos que foram movidos para um local separado e mantido por longos períodos. Os benefícios de se fazer isso são três:

  • Aprimora o desempenho e eficiência através da eliminação de dados antigos de armazenamento de disco primário;
  • Reduz o risco do negócio, mantendo dados off-line com maior segurança;
  • Reduz os custos usando armazenamento de baixo custo, como uma fita;

Hoje, o arquivo digital nos meios de comunicação e na indústria do entretenimento está sendo conduzido por dois fatores: a necessidade de reter o conteúdo de forma rentável para reutilização e a necessidade de converter conteúdo analógico histórico para um formato digital para evitar a degradação do conteúdo.